Канцелярія

Матеріал з Electronic Encyclopedia of Lviv Polytechnic
Перейти до: навігація, пошук
Канцелярія
Канцелр1.jpg
Тип підрозділу Загально-університетський_структурний_підрозділ
Призначення забезпечення організації діловодства в університеті
Приналежність Національний університет «Львівська політехніка»
Керівник Кукляк Романна Миколаївна
Розташування (адреса) вул. Ст. Бандери, 12, головний корпус к. 215
Сторінка на lp.edu.ua http://lp.edu.ua/node/1659

Основним завданням канцелярії є забезпечення чіткої організації діловодства в університеті у відповідності з основними положеннями ЄДСД, «Примірної інструкції з діловодства...» та інструкцією з організації та веденню діловодства в університеті.

Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Національного університету «Львівська політехніка» та підпорядковується безпосередньо ректору. Канцелярія у своїй діяльності керується чинним законодавством України, Статутом університету, Колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнями ректора.

Цілі та завдання канцелярії

Цілі - встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і оптимізація документообігу.

Завдання - забезпечення чіткої роботи з документами, контроль за підготовкою та їх оформленням, своєчасним виконанням, вживання заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи, організація використання та зберігання документальних матеріалів, закінчених діловодством.

Функції канцелярії університету:

  • Забезпечення своєчасного перегляду вхідної, вихідної і внутрішньої документації, здійснення систематичного контролю за своєчасним виконанням документів, аналіз контролю їх виконання, складання відповідних довідок для керівництва.
  • Оформлення і розсилання розпорядчих документів, контроль за правильним оформленням документів.
  • Здійснення прийому, реєстрації, зберігання, обліку, постачання документів у підрозділи.
  • Формування справ, а також підготовка до відправлення документів на зберігання.
  • Організація роботи з прийому керівником відвідувачів.
  • Розгляд і підготовка для доповіді керівництву відповідної кореспонденції.
  • Аналіз справ у структурних підрозділах по роботі з документами, подання висновків та пропозицій щодо покращення роботи.
  • Підготовка відповідних матеріалів для засідань, а також пропозицій керівництву університету і повідомлення про час проведення, обробка протоколів засідань, контроль виконання рішень.
  • Контроль за термінами та своєчасним виконанням документів.
  • Організація роботи з метою підвищення кваліфікації працівників структурних підрозділів та кафедр, які працюють з документами, розробка інструкції з діловодства.
  • Ведення обліку і реєстрації документів, підготовка для доповіді керівництву університету та керівникам структурних підрозділів визначених документів, які стосуються їх компетентності.
  • Складання номенклатури справ канцелярії та зведеної номенклатури справ університету, підготовка справ до здачі їх в архів.
  • Приймання та реєстрація звернень, пропозицій та скарг громадян, заяв співробітників університету та контроль за виконанням вказівок керівництва щодо їх вирішення .
  • Прийом вхідної кореспонденції (листів, бандеролей, посилок, періодичних видань) та розподіл її по структурним підрозділам, відправка належним чином оформлених поштових відправлень.
  • Доставка термінової кореспонденції зовнішнім адресатам (установам та організаціям міста).
  • Забезпечення згідно з встановленим порядком приймання, реєстрації, систематизації, зберігання та використання документальних матеріалів, що надійшли до архіву.

Співпраця канцелярії

Для виконання своїх функцій канцелярія взаємодіє з підрозділами університету:

  • з керівниками структурних підрозділів та відповідальними за діловодство - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документів в службових цілях;
  • з юрисконсультом - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
  • із службами відділу кадрів, фінансово-економічним - з питань розстановки кадрів, доставкою документів, відправленням документів;
  • із службами матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарською частиною - з питань забезпечення працівників канцелярії засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;
  • з керівниками інших установ та навчальними закладами - з питань роботи з документами.